Co z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej?

W ostatnim czasie głośno mówiło się o projekcie skrócenia czasu przechowywania całej dokumentacji pracowniczej. Dziś już wiadomo, że Sejm nie zdecyduje się na przyjęcie takich zmian. Okres przechowywania zostanie sprecyzowany tylko w odniesieniu do konkretnych dokumentów – np. świadectw pracy. Zakłada to nowelizacja kodeksu pracy proponowana przez Ministerstwo Gospodarki.

Projekt noweli pojawił się w kwietniu, ale wymaga jeszcze dopracowania. Dlatego nie trafi do Sejmu obecnej kadencji, a z przyczyn politycznych nie jest pewne kontynuowanie prac przez parlament po wyborach.

Obecnie konieczne jest przechowywanie aż 175 rodzajów dokumentów pracowniczych. Ministerstwo Gospodarki chce te obowiązki nieco sprecyzować, jednocześnie je łagodząc. Według założeń przez pięćdziesiąt lat przechowywane miałoby być tylko 11 rodzajów dokumentów, istotnych dla kwestii ubezpieczenia społecznego. 23 najmniej znaczące dokumenty pozostaną w siedzibie przedsiębiorcy tylko przez okres zatrudnienia danego pracownika. Pozostałe składowane będą zaś jeszcze pięć lat od momentu ustania stosunku pracy.

Pracodawcy popierają proponowane rozwiązania, ale wskazują też słabe strony. Ich zdaniem nowelizacja kodeksu pracy rodziłaby dodatkowy obowiązek kontroli przechowywania tych dokumentów przez Państwową Inspekcję Pracy. Dlatego lepiej uprościć biurokrację i wydać przepisy jako rozporządzenie ministra właściwego ds. pracy i polityki społecznej.

Inną sprawą jest to, że w Polsce brakuje możliwości archiwizowania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. To rozwiązanie praktykowane już w krajach zachodnich. Nas przetrzymywanie papierowej wersji dokumentów dużo kosztuje – nawet 130 milionów złotych rocznie dla całej krajowej gospodarki.

Nowela ma też jednak swoich przeciwników. Według nich tak określone terminy składowania dokumentacji pracowniczej mogą spowodować problemem z dochodzeniem swoich racji przez pracowników przed sądem. Statystyki zdają się ten argument obalać, bowiem większość sporów pracowniczych przed sądem kończy się szybciej niż w okresie pięciu lat.

Teraz trzeba mieć tylko nadzieję, że planowane przepisy pozwolą pracodawcom nieco zaoszczędzić i usprawnić przechowywanie dokumentów, a pracownicy nic na tym nie stracą…