Dokumenty kasowe i obowiązek ich przechowywania

Wiele podmiotów gospodarczych korzysta z kas rejestrujących, potocznie nazywanych kasami fiskalnymi. Jedne robią to z obowiązku, inne dobrowolnie – aby ograniczyć ilość dokumentów księgowych. Jeśli dany podmiot posiada kasę rejestrującą, dokumenty kasowe przez nią generowane muszą być przechowywane przez określony czas. Mija on wraz z upływem terminu przedawnienia danego zobowiązania podatkowego.

Dokumenty kasowe. Przechowywanie według ustawy

Czas, do kiedy dokumenty kasowe winny być przechowywane, tj. termin upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, wynika z art. 112 Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Sposób przechowywania według art. 111 ust. 3a pkt 6 tego aktu prawnego ma być zgodny z przepisami innej ustawy – o rachunkowości. W przypadku większości podatników zastosowanie znajdą ogólne terminy przedawnienia zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa. Mowa tutaj o terminie 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Drugim podstawowym terminem jest 3-letni od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy bądź kiedy podatnik nie złożył w terminie deklaracji podatkowej. Tyczy się to przykładowo sytuacji, w której wymiar zobowiązania podatkowego został określony przez wydanie decyzji i to właśnie moment wydania decyzji równa się powstaniu obowiązku podatkowego.

Przechowywanie według rozporządzenia

Problem w tym, że jest jeszcze jedno rozporządzenie, które odnosi się do kas rejestrujących. Mowa o rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych, zgodnie z którym §6 ust. 1 pkt 7 zakłada, że podatnicy mają obowiązek przechowywania i zapewnienia dostępu do dokumentów fiskalnych oraz ich kopii, włączając w to dane z pamięci chronionych.

Należy uznać, że dokumenty kasowe i dokumenty fiskalne są w praktyce tym samym. W teorii jednak pojawia się rozbieżność – dokumenty kasowe to pojęcie szersze, bo obejmuje dokumenty z kasy rejestrującej tak fiskalne, jak i niefiskalne. Stąd rozumiejąc przepisy wprost, literalnie, ustawa o VAT wymaga przechowywania wszystkich dokumentów kasowych, a rozporządzenie w sprawie kas fiskalnych – tylko dokumentów fiskalnych.

Czym są dokumenty fiskalne

Zgodnie z §2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych to dokumenty wystawione na kasie rejestrującej, które w szczególności zawierają logo fiskalne i numer unikatowy:

• paragony fiskalne, paragony fiskalne anulowane, faktury, faktury anulowane i raporty fiskalne – dla nowych kas online
• paragony fiskalne, paragony fiskalne anulowane, faktury, faktury anulowane, raporty fiskalne dobowe, raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, oraz raporty fiskalne rozliczeniowe – dla tradycyjnych kas z papierową lub elektroniczną kopią zapisu

Idąc za §2 pkt 2 rozporządzenia, nie jest koniecznie przechowywanie dokumentów niefiskalnych, które nie zawierają loga fiskalnego i numeru unikatowego, a szczególnie takich, które oznaczone są sformułowaniem NIEFISKALNE.

 

Źródło: Infofk.pl
Opracował: Patryk Szulc